财务会计软件结账操作需注意事项：(1) 检查本月业务是否全部记账，有未记账凭证不能结账。(2) 月末结转必须全部生成并记账，否则本月不能结账。(3) 检查上月是否已结账，上月未结账，则本月不能记账。(4) 核对总账与明细账、主体账与辅助账、总账系统与其他子系统数据是否已一致，不一致不能结账。(5) 损益类账户是否全部结转完毕，否则本月不能结账。(6) 若与其他子系统联合使用，其他子系统是否已结账，若没有，则本月不能结账。结账前要进行数据备份，结账后不得再录入本月凭证，并终止各账户的记账工作；计算本月各账户发生额合计和本月账户期末余额并将余额结转下月月初。无论哪种商业软件都应该按上述程序操作！
会计电算化中在账务处理系统进行月末结账时应注意：（1）各科目的摊、提、结转工作必须在结账以前完成。（2）当月输入的记账凭证必须全部记账，如有未记账的当月凭证，系统将不能结账。结账后就不能再输入该月凭证。（3）上月未结账，本月无法结账。（4）结账后产生的账簿和报表才是完整的，结账前产生的账簿和报表不一定能反映该月的全部业务。（5）每月只能结账一次．因此一般结账前应作数据备份，如果结账不正确可以恢复重作。（6）有些通用账务系统初始设置中需要设定每月的结账日期，使用这些软件必须在规定的日期进行结账，否则系统将不予结账。（7）结账过程同样不允许无故中断系统运行或关机。
参考一下： 总账（亦称总分类账）是根据会计科目（亦称总账科目）开设的账簿，用来分类登记一个单位的全部经济业务，提供资产、负债、资本、费用、成本、收入和成果等总括核算的资料。《规范》对总账的具体形式未作统一规定，各单位可根据所采用的记账方法和账务处理程序的需要设置总账。一般采用三栏式(见下表)，也可采用双栏式(见下表)、棋盘式(见下表)，除此之外，还可结合各种形式的汇总，而采用多栏式(例如日记总账)。其中三栏式是普遍采用的基本格式；双栏式仅适用于期末没有余额的虚账户(收入、费用等暂记性、过渡性账户)；棋盘式的分类账有利于体现账户间的对应关系，但账页庞大，工作量也很大，仅适用于业务量少、运用科目也少的企业。 表总分类账（棋盘式） 年月 第页 借方 甲科目 乙科目 …… …… …… 贷方余额 贷方 甲科目 乙科目 …… …… …… 借方发生额 贷方发生额 月初 借方 余额 贷方 月末 借方 余额 贷方 一、建总账的形式 （一）三栏式 在采用借贷记账法的情况下，可以采用按借方、贷方和余额设栏的总账。其账页格式又有两种，一种是在借方金额栏和贷方金额栏内再设“对方科目”栏，另一种则是不在借贷栏内设“对方科目”栏。 （二）多栏式 为了适应将序时记录和总分类记录结合在一起登记的需要，可以采用多栏式的总账。这种总账，叫做日记总账。 （三）棋盘式 为了简化记账工作，也可以采用棋盘式总账，即按照总账科目对应关系反映本期发生额和期初、期末余额的总账。一般是纵向设“应借科目名称”，横向依次设“期初余额（分借、贷两栏）”、“应贷科目名称”、“期末余额（分借、贷两栏）”等。 （四）科目汇总表 采用科目汇总表代替总账，应是具有期初余额、本期发生额和期末余额的科目汇总表，只有本期发生额的科目汇总表不能用来代替总账。 总账一般应采用订本式，这有利于保护总账记录的安全和完整，但科目汇总表总账可以是活页式。 二、总账会计工作内容： 1、负责总部费用类单据审核、编制记账凭证。 2、负责管理所核算部门的员工应收款项账务处理及欠款清收。 3、负责总账－固定资产、应付账款子模块的业务核算。 4、负责无形资产业务、员工社保核算，货币资金、其他往来款项的核对 5、负责总部预算的监控、反馈及离职人员费用结算。 6、完善会计核算制度、优化会计核算流程总账会计应当就是全盘账务处理会计，总账会计其实在有的公司，估计也就相当于会计主管，甚至所谓的财务主管，简单说总账会计就是哈都要负责，哈都要做，只是属会计核算范围内的事务，总账会计都可能涉及，但根据企业规模及人员配备情况，总账会计可能做的具体工作项目有所不同，人员配备的多些，那有些具体的核算工作就交由下属即会计员来做，自己进行指导并要求按自己的意志得到相关数据，然后自己再据以入账，总账会计应当偏重于制作凭证及报表、数据分析之类的事务，而会计员应当偏重于核算工作的具体过程及数据收集。所以对总账会计有要求会比普通会计员高些。 至于成本计算，如果有专门的人员来核算成本，那总账会计就可不具体做这个工作，如果没有专人，那总账会计肯定就很可能亲自动手来计算了，毕竞成本核算是个相对复杂的工作；对于报税，有的企业会有专门的报税员，那么总账会计只要配合报税员提供相关数据由报税员办理，然后凭回来的单据入账基本就可以了，如果没有专人报税的，那总账会计也很可能亲自去办理这些事务。 至于需要哪些人提供什么资料，这是根据总账会计自己的工作内容及要求来的，自己在工作过程中需要哪些数据，就要求相关人员提供。 至于想了解些什么，那就看个人的想法了，除了认为在工作中可能要先了解的东东，其他就是看自己私下想了解些什么了，这也是为开展工作服务的。 至于要向上级提交什么资料，这主要属企业内部管理要求，看上级需要什么，你就相应提供什么就好，当然，如果上级没有要求，而你自己认为有必要或有重要的什么信息需要主动提交的，当然也可以提交，这样上级会认为你工作积极主动并富有热情！ 其他工作过程，基本上就是按会计核算过程进行的吧， 三、总账会计工作流程 （一）日常工作：审核采购或各部门报销的原始凭证----复核出纳填制涉及收付款的记账凭证----填制未涉及收付款的记账凭证----登帐（或电脑审核及过账）----查核科目汇总试算平衡。 （二）月末工作： 1、对账工作： （1）账证核对：是指会计账簿记录与会计凭证（原始凭证及记账凭证）有关内容金额核对相符。 （2）账账核对：是指总账与明细账的借贷发生额及余额核对相符。 （3）账实核对：是指会计账簿记录与实物、款项实有数核对相符（账实核对一般有四个方面：现金日记账余额与库存实盘现金核对；银行存款日记帐余额和银行对帐单核对（可复核出纳做的银行存款余额调节表调解试算平衡）；总账资产的发生额及余额和实物资产明细帐实物盘点金额核对；应收、预付、应付、预收等与供货商、客户的往来款核对（至少一年一对账）。 2、关账工作：（一般情况如下） （1）结转各项营业成本（工业涉及原材料及辅料---在产品—库存商品的成本结转）、工业制造费用的标准分配； （2）计提营业中的涉及的各项税金； （3）计提固定资产累计折旧（按部门分摊费用）； （4）计提无形资产累计摊销（按部门分摊费用）； （5）计提应付职工薪酬（按部门分列费用）； （6）涉及的各项预提费用（按部门分列费用）； （7）调整盘盈盘亏的账务处理； （8）有关损益结转（收入、成本、费用结转入本年利润）。 3、编制报表： （1）科目汇总表（或电脑账的试算平衡表核查）； （2）编制会计报表：资产负债表与利润表； 4、纳税申报： （1）时间：在次月1日到15日内进行上月的纳税申报； （2）资料：基本信息情况表；增值税申报表（分一般纳税人与小规模纳税人类别，一般纳税人涉及销项与进项的附表）、营业税申报表；个调税申报表；季度企业所得税预缴申报表（每季的次月申报，分查账征收与核定征收类别）；会计报表（资产负债表与利润表）；其他资料。 （3）申报方式：主要两种：手工（税务大厅申报）；电子申报。 （4）电子申报流程：核定更新信息----填写报表----发送报表----收取回执----下载打印税单（申报成功一周左右）。 5、整理归档资料： （1）打印整理会计凭证、装订凭证； （2）打印整理会计实务操作报表及纳税申报表、装订报表； （3）装订增值税发票进项抵扣联； （4）银行对账单等其他资料。
在进行总账系统结转时会出现以下提示：请选择"个人往来明细账、客户往来明细账、供应商往来明细账的结转方式"：1.选择按"余额方式"进行结转（系统只将该往来账按个人、客户、供应商的余额结转至下年）2.选择按"明细方式"进行结转（系统会将该往来账按个人、客户、供应商的明细余额结转至下年）结转完毕后，请检查结转后的期初余额与上年该往来账期末余额数据是否一致。其它注意事项1.建立年度账和结转上年数据时机器的系统时间一定要在新的年度中进行。2.全部模块结转完毕后一定要检查结转后的期初余额与上年期末余额的数据是否一致，当时发现的问题及时解决，避免问题积压时间过长后给后期工作带来无法弥补的损失。如果年度结转后（在新年度尚未发生业务的情况下）期初数据余额与上年期末余额有差异，请先检查上年数据是否存在问题。如需重新进行结转上年数据，可在系统管理中执行"清空年度数据库"的功能（注意一定是新年度的数据库）。若要删除年度数据库，请在系统管理中执行"年度账-输出"的功能。3.在进行年度结转的过程中，请不要随意终止年度结转任务。
