1. 制度统一对财务制度与政策统一,进行财务管理制度进行修订。如果没有一个统一的制度政策,即使进行组织架构改革,仍然会出现问题。所以必须要有统一规范的财务作业标准与流程,通过有效整合后,把制度政策配套起来切入到系统中去,保证前端业务部门按照制度和政策去运营,并根据外部环境和内部管理的需要不断完善与改进。制订财务报账管理办法等规章制度和操作手册,对财务共享服务中心的工作职责、报账流程、审批权限、财务会计档案管理、分行报账工作考核办法等进行了明确规定,确保有章可循,规范操作。2. 流程梳理共享服务的本质,是流程的共享。财务共享服务中心建立的过程,实质就是财务流程再造。共享服务中心流程管理的主要思路是建立流程管理机制,进而规划、衡量、优化这个机制,使之真正实现稳定高效。因此需要进一步优化财务业务审批流程,按照电子化报账的要求,在OA系统设置财务事由审批的模块,设计了电子化和手工审批相结合的流程;通过培训和宣讲,使全体员工知晓和掌握财务报账要求,提高财务事由审批的效率。从原理上来看,财务共享服务中心是通过在一个或多个地点对人员、技术和流程的有效整合,实现公司内各流程标准化和精简化的一种创新手段。财务流程通常可以分为申报、审批及入账和付款三大块。第一,申报。各分公司员工将实际业务中发生形成的业务票据进行初步整理,并在分公司通过全公司财务信息管理系统中填报并形成一份独立的报销申请单,在由该分公司的相关负责人批复后由专门管理部门收集并寄往财务共享服务中心。第二,审批及入账。财务共享服务中心在收到分公司单据后,由专门管理部门进行登记和分类并根据分类情况发送到相应部门。权责人在收到凭证后进行逐一确认并在公司的财务系统中进行审核。审核通过后生成文档导入财务模块,自动生成相关凭证;如果审核不通过,则用电子邮件或电话形式通知分公司相应人员进行联系沟通以确认信息的准确性和完整性。在确认完信息后,如果权责人员可直接修改情况下应该要求分公司员工发送一份书面修改请求。对于不能够由权责人直接修改的情况,将会在公司财务信息系统中将报告驳回并要求相关人员对报销进行重新批复.第三,付款。在生成凭证后权限人进行付款,并对相关凭证进行归档。对于公司参股控股的独立法人的凭证将寄回原法人单位。人员培训共享服务中心主要依靠规模化、地域成本差异、业务处理高效获取盈利,财务共享服务中心模式下,远程交流使得其对员工的沟通技术及能力提出了较高的要求。由于整个流程的规模统一性要求所有员工对流程对一定基础的了解,所以在财务共享服务中心建立初期应大规模对各地员工进行培训。因而集团企业构建财务共享工作体系,要由集团财务部组织,做好相关培训工作,财务部门制定了专门的培训教材,并组织实施多次大规模的培训活动,首先在各组织的财务人员中培训一批业务骨干,再由业务骨干去培训各组织的操作人员,保证在较短的时间内完成了培训。周密筹划,分步实施共享中心建设周期较长,结果滞后,领导层很难做到一如既往的对项目进行支持,因此,项目建设中要结合集团实际,分步骤进行项目建设,分阶段输出结果,先固化再优化、先确保平稳过渡再力求精益求精。项目组织者要周密筹划,制定分步推进的实施计划,在项目初期,进行了充分的前期准备,清晰界定了项目的目标和需求;在项目实施过程中善于抓住主要矛盾,先易后难,逐步推进,保证了整个项目按时保质完成。适用范围中国由于法律、制度、文化、产权结构以及思维习惯与国外存在较大的差别,决定了中国企业集团在应用共享服务时,必须结合国内实际情况、行业特点和企业自身的特点,不能一哄而上。国内符合如下特点的企业比较适合建立财务共享服务中心:一是企业达到一定的规模,分支机构众多;二是企业经营相对单一,诸如连锁经营类企业、主业集中类企业等。在多元化经营的企业中,因核算准则不同,可考虑按行业提供财务共享服务,如果一家企业行业众多而每个行业的单位又很少,则不适于推行财务共享服务;三是每个分支机构的财务事务能够按统一的规则和流程处理,可复制可批量处理;四是总部有集中财务管理的需求,要求强化分支机构管控;五是企业对风险管理的要求较高,追求流程的科学、标准化以及制度的强力执行。
一、企业会计信息化建设的总体要求
(1)企业应当充分重视会计信息化工作,加强组织领导和人才培养,不断推进会计信息化在企业的应用。
企业开展会计信息化工作,首先需要组织、机构和人员的保障。一是要加强对会计信息化工作的组织领导。会计是企业各方面经营管理信息汇聚的枢纽,规模越大的企业,会计信息化涉及的部门、业务、流程就越多、需要协调的关系就越复杂。因此,一般较大型(或大规模)企业的会计信息化建设与实施,应当由具有足够权限的企业负责人来组织领导,重大事项需要企业主要负责人主持决策。二是要求具体的部门来负责会计信息化工作。对于具体负责会计信息化工作的主体,应根据企业的规模来定,小微企业可以指定会计部门或者会计人员负责,或者把会计信息化工作交由代理记账机构;大中型企业可以在会计部门、信息技术部门内部设置专门机构或者岗位负责,或者设置独立于两部门的专门部门负责。三是要有人才。会计信息化是财务会计、财务管理、内部控制和信息技术的深度融合,需要复合型人才。对于大中型企业来说,会计信息化建设还必须有熟悉本企业情况的复合型人才。只有熟悉本企业情况,才能制定出切合实际的信息化方案,以及能在本企业贯彻推行的配套制度体系。
(2)企业应当根据发展目标和实际需要,合理确定会计信息化建设内容,避免投资浪费。
尽管信息化是方向,但信息化作为企业经营的环境因素,需要与企业发展所处阶段、规模、内部文化、组织架构、员工素质、法律、监管等其他环境因素相互配合,因地制宜地推进,因此,在整体规划的前提下,会计信息化建设内容可以分阶段分步骤逐渐完善,根据企业经营发展的需要来分模块搭建。
(3)企业应当注重信息系统与经营环境的契合,通过信息化推动管理模式、组织架构、业务流程的优化与革新,建立健全适应信息化工作环境的制度体系。
会计是企业牵一发而动全身的工作。实践证明,决定会计信息化成败的不是“建”而是“用”。设计上再完美的信息系统,如果不适应企业实际情况,没有相应的制度支撑和配合,没有处理好内外部利益关系,没有得到用户部门的支持,就可能成为摆设,甚至带来负面效应。因此,企业推进会计信息化,不仅要考虑系统建设本身,还要研究管理模式、组织架构、业务流程是否契合。信息系统的建设实施过程,往往也是会计工作变革的过程。变革的关键是相关部门和岗位的认识要统一,而最终结果要以制度的形式来反映和固化。只有认识统一、制度保障前提下的系统,才可能运行良好,达到预期目的和取得预期效益。
(4)企业开展会计信息化工作,应当注重整体规划,统一技术标准、编码规则和系统参数,实现各系统的有机整合,消除信息孤岛。
信息化的优势在于信息的共享和集中,企业经营管理发展到一定层次,必然要求信息更高层次的共享和更大范围的集中。因此,企业会计信息化建设,功能可以逐个模块地搭建,范围可以从局部到全面,但是规划必须是整体性的,技术标准必须是统一的。要求企业各部门、各单位的系统不能各自为政,必须为将来的整合做好准备,必须采用一种“语言”说话。这样,未来各个系统之间才能“对话”,信息化的优势也才能充分发挥。否则,各种系统就会成为一个个信息孤岛,相互间没有联系。企业开展会计信息化建设,从一开始就要有顶层设计,要在统一领导下进行。要有统一的技术标准、编码规则和系统参数。
二、企业会计信息内部共享及外部互联
(一)企业应当促进会计信息系统与业务信息系统的一体化,实现企业内部信息资源共享
《工作规范》第二十八条规定:“企业应当促进会计信息系统与业务信息系统的一体化,通过业务的处理直接驱动会计记账,减少人工操作,提高业务数据与会计数据的一致性,实现企业内部信息资源共享”。信息化的趋势之一是不同业务系统的集成。过去,企业经营数据可能需要先导出,经格式转换、分类汇总等人工处理后再倒入或者输入会计系统。现在,业务系统与会计系统互联后,业务发生时,业务系统就可以将数据直接推送给会计系统。会计系统根据这些数据,按照既定规则生成记账凭证并自动记账。这一过程就是业务直接驱动的记账。它的优势在于:一是提高效率;二是增进会计核算的及时性;三是避免人工差错;四是防止作弊;五是提高系统间数据一致性。其要求是业务系统和会计系统在技术标准、编码规则和系统参数等方面的统一,否则无法实现自动的数据交换。
(二)企业应当利用信息技术促进会计工作的集中,逐步建立财务共享服务中心
《工作规范》第三十四条规定:“分公司、子公司数量多、分布广的大型企业、企业集团应当探索利用信息技术促进会计工作的集中,逐步建立财务共享服务中心”。财务共享服务中心类似于会计集中核算,其区别仅在于财务共享服务由集团内相对独立的共享服务中心提供,共享服务中心与服务对象(即下属公司)按照市场化关系签署服务协议,而不是上下级关系或业务指导关系;同时不受地域和空间的限制。
根据企业实际需要和发展情况,财务共享可以是部分业务流程的共享,也可以是包括对外报告和财务分析在内的全业务领域的共享;可以是所有地域集中的共享,也可以是区域性集中的共享。一般企业集团财务共享的服务领域主要集中在应收应付管理、固定资产、总账、差旅与报销、财务报表、员工薪酬、资金管理等交易型业务流程;也有的企业集团将内部审计、预算、计划与分析、财务风险管理等非交易型业务纳入财务共享范围。财务共享具有以下优势:
一是高效率低成本。财务共享的主要目的就是提高财务处理效率,节约财务成本。通过把内部不同单位相同的、重复设置的财务职能集中到共享中心处理,实现人员、设备、知识、经验、制度的共享,形成规模优势。
二是实现了财务人员专业化要求。财务共享形成财务人员更为明细的专业化分工,让各类财务人员一方面能够将更多时间集中在各自擅长的领域,充分发挥自身的优势,另一方面又在各自领域得到丰富的经验积累,从而大幅提升各类财务工作的专业水平,提高财务工作质量。同时,财务共享将会计核算工作从企业财务部门中相对剥离出来,使财务部门有更多精力关注与发挥会计的管理职能。
三是达到了以服务为导向。实施财务共享后,财务就从企业的内部职能部门转变为外部服务供应商。共享服务中心与集团内客户签订的共享服务协议,一般约定了服务的内容、时间期限和质量要求,这就促使财务机关转变自身定位,树立服务意识,以客户需求为导向,从而使财务工作更多地响应企业其他职能的需求,提高财务服务的满意度。
(三)企业应实现与外部单位信息系统的互联互通
《工作规范》第二十九条规定:“企业应当根据实际情况,开展本企业信息系统与银行、供应商、客户等外部单位信息系统的互联,实现外部交易信息的集中自动处理”。信息化的一大驱动力是互联互通的需求,企业间信息的互联是必然的发展方向。企业间互联实际上是会计信息系统与业务系统的集成向企业外部的拓展,其目的也是实现自动记账,只是将驱动记账的环节向前更进了一步。因此,会计系统与业务系统集成所具有的优势,企业间互联也同样具备。不但如此,企业间互联还有更多优势:
一是为交易及其核算的无纸化奠定了基础。企业互联后,纸面传递的信息就可以被电子信息代替,证明、确认或者认可等都可以通过电子签名实现。特别是在电子发票(含电子签名信息)进一步推广的情况下,绝大多数的企业间交易都可以实现完全的无纸化,从而降低交易成本,节省社会资源。
二是为企业改进客户服务、升级营销模式提供了契机。对于银行、电信、能源、差旅服务、电子商务平台类企业来说,他们的客户可能存在交易无纸化需求。因此,提供专门的客户端软件或者标准接口,供客户信息系统获取电子凭证,就成为改进客户服务、升级营销模式、提高企业竞争力的一种手段。
三是有利于交易和信息的集中处理。企业间互联一般是通过统一端口进行,业务和相关信息从一开始就是集中处理的,这就减少了信息处理环节,降低了成本,提高了效率,而不像传统交易方式那样,由各层面、各地域分散进行,然后再进行信息的集中。
三、选择会计软件
《工作规范》第二十六条规定:“企业配备会计软件,应当根据自身技术力量以及业务需求,考虑软件功能、安全性、稳定性、响应速度、可扩展性等要求,合理选择购买、定制开发、购买与开发相结合等方式。定制开发包括企业自行开发、委托外部单位开发、企业与外部单位联合开发”。
(一)取得会计软件的方式
(1)自主开发。是指依靠自身的技术力量,独立完成会计信息系统的需求分析、系统设计、程序代码编写和测试及系统维护、升级等阶段的工作。对开发的软件拥有全部版权,享有全部收益,同时也承担全部风险。
(2)委托开发。是指委托软件开发单位,根据本单位的实际业务进行会计信息系统的开发。委托开发的软件版权一般归委托单位所有。
(3)联合开发。是指和其他单位共同组成开发小组,发挥各自优势,利用双方自愿,共同完成本单位会计信息系统的开发工作。联合开发的产品版权一般归双方共同所有。
(4)购买商品化软件。是指在市场上选购适合本单位需要的商品化会计软件,经过实施(含二次开发)后建立本单位的会计信息系统。商品化会计软件的版权归供应商所有。
(二)选择适合的商品化会计软件
1.选择商品化会计软件的方法和步骤
在分析整理自身需求后,可以采取以下方法和步骤在市场上选择所需要的商品化会计软件。
(1)收集市场信息,确定候选的供应商;
(2)访问软件公司,了解其综合实力和产品信息;
(3)访问软件公司客户,了解其软件质量和服务;
(4)请有关咨询公司帮助选型;
(5)模拟运行方式;
(6)招标评价。
2.软件评价标准
(1)软件的功能。软件功能应满足本单位当前和今后发展的需要。功能的冗余只会造成使用和维护的复杂化。软件可用部分的比率,取决于软件对用户的使用程度。另外要考虑系统的开放性,预留各种接口。
(2)开发工具。任何商品化软件都不能完全适用于本单位的需求,都或多或少地需要二次开发。
(3)软件文档。商品化软件必须配备完整的文档,如用户手册、不同层次的培训教材(如会计软件设计开发的工具培训手册、数据库开发及维护培训手册、产品功能培训手册等)及产品实施指南等。文档应全面详尽,以帮助用户自学和使用。
(4)售后服务与支持。售后服务与支持工作关系到项目的成败。售后服务工作包括各种培训、项目管理、实施指导、二次开发及用户化,可由专业的咨询公司或软件公司承担。由熟悉组织管理、有实施经验的专家组或顾问组做好售后的支持与服务工作。
(5)软件供应商的信誉和稳定性。选择软件时要考虑供应商的实力和信誉。软件供应商应当由长期的经营战略,能够跟踪技术的发展和客户的要求,不断对软件进行版本的更新与维护工作。
(6)价格问题。价格方面主要要考虑软件的性能、功能、技术平台、质量、售后与支持等,另外也要作相应的投资效益分析。
(7)对原有资源的保护。这里所说的资源不仅指硬件资源,还包括已有的数据资源。这样在选择软件时就要考虑软件产品对硬件平台的要求是否过高,原有的PC机能否适应,原有的数据资源能否平滑地移植到新的系统中。
(三)会计软件的安全性
《工作规范》第二十七条规定:“企业通过委托外单位开发、购买等方式配备会计软件,应当在有关合同中约定操作培训、软件升级、故障解决等服务事项,以及软件供应商对企业信息安全的责任”。
四、无纸化要求
信息技术的发展已经使电子资料能够代替纸面资料,然而受过去文件规定以及习惯和观念的束缚,企业不得不将电子会计资料输出为纸面文件,造成纸张、设备、能源、人力、储存空间的消耗。据统计,我国企业每天因会计资料打印而发生的成本超过100万元。
信息化的价值和目标之一是取代手工作业和纸面文件。如果没有充分的理由,仅仅因为会计资料是电子形式而不予认可,则信息化的优势就大打折扣,也会挫伤企业开展会计信息化的积极性,阻碍会计信息化的深入发展。而且,会计资料的纸面要求,会进一步导致企业间交易摆脱不了纸面文件的传递,整个经济体系交易环节的信息化发展也受到制约,从而阻碍社会产品和服务模式的创新。
从政策制度层面认可电子会计资料的有效性,免除企业对一定范围内会计资料的打印责任,是建设社会主义生态文明,促进社会整体信息化水平进一步提高的现实要求。《工作规范》第四十条、第四十一条为此做了相应规定。尽管内容不多,这两条规定却在政策层面实现了无纸化的破冰,是工作规范的重要突破之一,对企业提高会计工作效率,乃至对整个社会的信息化应用的深入都将带来深刻的影响。
尽管无纸化是方向,但从会计资料作为会计核算结果的证据和线索具有保存价值来讲,会计资料无纸化也不是随意的、无条件的。《工作规范》第四十条、四十一条的规定有两层含义:一是会计资料可以无纸化管理;二是只有在保证会计事项可追述、可证明的条件下,才能对会计资料进行无纸化管理。
(一)内部生成会计资料的无纸化
关于内部生成会计资料的无纸化,企业应把握好以下问题:
(1)会计资料范围。可以无纸化管理的会计资料是指内部生成的会计凭证、账簿和辅助性会计资料。这里的会计凭证,包括原始凭证和记账凭证,会计账簿包括总账、明细账和日记账,而辅助性会计资料则含义比较宽泛,它包括固定资产卡片、项目辅助账、部门辅助账、银行存款余额调节表等各种会计资料。
(2)业务范围。第四十条第(一)项规定:“所记载的事项属于本企业重复发生的日常业务”。这里的“重复发生”是指一年内反复发生;这里的“日常”是指在企业的经营循环中可以预期将会发生的事项。例如:购销业务、固定资产折旧、货币资金收付、应收应付等,这些业务比较明显属于重复发生的日常业务,相关的会计资料,如凭证、分类账、日记账、固定资产卡片、银行余额调节表等,都属于满足该项条件的会计资料。每月结账,相关记账凭证满足这里的“重复发生的日常业务”条件。而利润分配一般是一年进行一次,每次发生的内容不完全相同,也不能预期一定会发生,因此不满足该项条件。债务重组、企业并购等事项,尽管有可能在一年内重复发生,但这种重复并不是企业经营循环中必然发生的事项,不可能预期,因此也不符合该项条件。
(3)自动生成。第四十条第(二)项规定:“由企业信息系统自动生成”。这里所说的自动生成,也就是“原生”电子会计资料,它与“从纸面转换”是相对应的。原生会计资料一般都与重复发生的日常业务相关。例如,对于电信企业,确认话费收入的分录是由业务结算系统传递数据,会计软件根据既定业务规则自动生成的,这种情况下的记账凭证就是原生电子会计资料。而如果一项原始凭证从纸面扫描为电子影像,或者将手工填写的记账凭证(例如工资分配、利润分配等)输入会计软件中,这些电子资料就是“从纸面转换”的,而不是由信息系统自动生成。还有的纸面会计资料转换为电子资料后,又经过进一步处理,继续转换为其他资料,则其他资料应视为“原生”而非“转换”的,例如,一张纸面销售单录入信息系统中,则这张销售单属于“转换”的原始凭证,但如果系统录入的销售数据自动生成了记账凭证,则该记账凭证就应视为“原生”电子资料。
(4)可查询性。第四十条第(三)项规定:“可及时在企业信息系统中以人类可读形式查询和输出”。这里的“及时”是指,电子会计资料应当随时处于“在线”状态,打开终端设备就可以访问到,而不需要复杂的技术准备过程;“人类可读”是相对于“计算机可读”而言,它包括两层含义,一是资料要以人类可以理解的形式呈现,而不是一堆计算机代码和纯数据;二是呈现的方式应当符合会计领域约定俗成的内容和格式,而不是体现特殊逻辑的内容格式。
(5)防篡改机制。第四十条第(四)项规定:“企业信息系统具有防止相关数据被篡改的有效机制”,这与第二章中第十条的要求是一致的。防止篡改是确保会计资料的证据和轨迹价值的基本要求,防篡改数据的机制是信息系统层面的问题,它不仅涉及会计软件功能,还涉及诸如安全、职责分工和流程设计等问题。因此,企业选用会计软件首先应遵循第二章的有关要求,此外,会计软件本身在设计上应当有防篡改机制,包括对数据的加密,对各类系统操作权限的分离控制等。
(6)备份制度。第四十条第(五)项规定:“企业对相关数据建立了电子备份制度,能有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响”。建立电子资料的备份制度,是保证会计资料安全的基本要求。因此,《工作规范》第三十八条就规定了“企业应建立电子会计资料备份管理制度,确保会计资料的安全、完整和会计信息系统的持续、稳定运行”。电子资料相对于纸面资料有更多的灭失风险因素。在会计资料打印输入的情况下,纸面资料与电子资料实际形成相互备份关系。而一旦不打印了,则对于电子资料的备份要求就应当增强。备份的手段很多,包括异地备份、磁盘阵列、刻制光盘等,主要是技术层面问题,关键是要建立一套完善的数据库备份体系。
(7)建立索引。第四十条第(六)项规定:“企业对电子和纸面会计资料建立了完善的索引体系”。建立会计资料索引体系,目的是保证会计资料的线索性和相互关联性。会计资料的量达到一定程度,可检索性就成为与安全性、真实性同等重要的一个问题。无法检索的资料,和没有资料没什么区别。建立索引体系的要求,主要包括三层意思,一是每类会计资料要有系统的编码措施,通过编码形成各类会计资料间的交叉索引,即通过一类资料可以向前向后追溯其他相关资料,保证线索不断;二是通过索引能够找到会计资料,对于纸面资料,索引必须包含资料的物理空间位置信息,对于电子资料,信息系统应能通过索引(编码)访问到数据资料;三是对电子资料和纸面资料要建立统一的索引体系,尽管存储方式不同,电子资料和纸面资料内在是有机联系的整体。在电子资料中,应当含有相关纸面资料的索引信息,在纸面资料中,也应当包含相关电子资料的索引信息,从而实现电子资料和纸面资料的互查。企业应当制定会计资料索引体系的总体检索规则,明确那些资料是纸面资料,应当如何检索,哪些资料是电子存储,应当通过信息系统的何种功能路径访问。
(二)外部获取会计资料的无纸化
外部获取会计资料的无纸化管理条件与内部生成会计资料有很多相同的内容,但在确保资料的真实性、可靠性方面有一些特殊要求:
(1)外部获取会计资料的范围。外部获取会计资料是指记载内容需要企业外部人员或者机构认可的会计资料。这类资料的范围较广,主要是原始凭证,如发票、银行回单等。此外,还包括银行对账单、购销合同等其他外部获取资料。需要注意的是,外部获取资料不等于外部制作的资料。一份会计资料由本企业制作,但经过了外部认可,也属于这里所说的外部获取会计资料。例如,产品订单,一般来说其格式和项目由本企业设计,但如果需要客户的签章确认,就属于外部获取会计资料。
(2)电子签名。外部人员或者机构对会计资料的确认,在形式上体现为签字或者盖章。对于电子资料来说,也就是要有电子签名。由于电子签名的效力得到法律的认可,电子签名使需要相关方认可的电子文件能够代替纸面文件成为证据使用。这正是外部获取会计资料无纸化的法律依据。第四十一条第(一)项规定,采用无纸化管理的外部获取会计资料必须附有电子签名,这里有两个要求:一是电子签名应当是对会计资料进行认可的外部个人或者机构的,而不是企业自身的;二是电子签名应当是“可靠的”。《中华人民共和国电子签名法》第十三条就规定,可靠的电子签名必须同时符合以下条件:“(一)电子签名制作数据用于电子签名时,属于电子签名人专有;(二)签署时电子签名制作数据仅由电子签名人控制;(三)签署后对电子签名的任何改动能够被发现;(四)签署后对数据电文内容和形式的任何改动能够被发现”。第十四条同时还规定,“可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力”。
五、企业会计信息化的其他要求
(一)对会计信息系统前端系统建设的参与
《工作规范》第三十条规定:“企业进行会计信息系统前端系统的建设和改造,应当安排负责会计信息化工作的专门机构或者岗位参与,充分考虑会计信息系统的数据需求”。会计是企业经营管理各方面信息汇聚的枢纽,处于信息流的下游。可以说,会计信息系统是其他业务系统的重要用户,因此,会计信息化专门机构或者岗位又不要想起他业务系统提出对上游信息的需求,也就有不要参与前段系统的建设工作。会计信息化专门机构或者岗位对前段系统建设的参与,重点是要注意前段系统采集或者生成的信息内容是否满足会计工作需要,以及前段系统采用的技术标准、数据字典是否与会计信息系统兼容。
(二)会计信息系统要遵循企业内部控制规范体系要求
《工作规范》第三十一条规定:“企业应当遵循企业内部控制规范体系要求,加强对会计信息系统规划、设计、开发、运行、维护全过程的控制,将控制过程和控制规则融入会计信息系统,实现对违反控制规则情况的自动防范和监控,提高内部控制水平”。会计信息系统不仅是内部控制手段,同时也是内部控制的对象。企业对会计信息系统建设应用周期的每个环节都要进行有效的控制,才能保证系统中融入的控制功能正确地发挥作用。
(三)允许计算机自动审核凭证
《工作规范》第三十二条规定:“对于信息系统自动生成、且具有明晰审核规则的会计凭证,可以将审核规则嵌入会计软件,由计算机自动审核。未经自动审核的会计凭证,应当先经人工审核再进行后续处理”。这是工作规范在适应信息化时代要求方面的又一个突破。采用自动化审核,要把握两点:一是必须是系统自动生成的凭证,包括原始凭证和记账凭证;二是要求已量化的明晰的审核规则。
(四)企业会计信息化要逐步推进
《工作规范》第三十三条规定:“处于会计核算信息化阶段的企业,应当结合自身情况,逐步实现资金管理、资产管理、预算控制、成本管理等财务管理信息化。处于财务管理信息化阶段的企业,应当结合自身情况,逐步实现财务分析、全面预算管理、风险控制、绩效考核等决策支持信息化”。这是对企业会计信息化工作的方向性引导,不断将企业会计信息化工作引向深入。
(五)企业在会计信息化建设和实施过程中要增强保密意识
《工作规范》第三十九条规定:“企业不得在非涉密信息系统中存储、处理和传输设计国家秘密,关系国家经济信息安全的电子会计资料;未经有关主管部门批准,不得将其携带、寄运或者传输至境外”。维护企业电子会计资料安全是保障国家经济信息安全的重要组成部分,企业在建设和实施会计信息化过程中,应当增强保密意识,建立和完善专项规章制度,加强对有关人员的教育和管理,进一步做好保密管理工作。
(六)对外商投资企业使用会计软件的要求
《工作规范》第三十五条规定:“外商投资企业使用的境外投资者指定的会计软件或者跨国企业集团统一部署的会计软件,应当符合本规范第二章要求”。它强调,任何企业的会计软件都需要遵循工作规范第二章的要求,没有例外情况。例如,境外投资者指定的会计软件或者跨国集团统一部署的会计软件,必须在根据《工作规范》要求进行汉化等修改完善后,财政交付使用。
(七)对会计信息服务系统数据服务器的要求
《工作规范》第三十六条规定:“企业会计信息系统数据服务器的部署应当符合国家有关规定。数据服务器部署在境外的,应当在境内保存会计资料备份,备份频率不低于每月一次。境内备份的会计资料应当能够在境外服务器不能正常工作时,独立满足企业开展会计工作的需要以及外部会计监督的需要”。这里只是做了一些原则性规定,企业应当在该原则基础上自行把握。
(八)企业会计资料的归档管理
《工作规范》第四十二条规定:“企业会计资料的归档管理,遵循国家有关会计档案管理的规定”。这里的“会计档案管理规定”是指财政部和国家档案局制定的《会计档案管理办法》。该办法第六条规定,当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由会计机构保管一年,一年之后再归档。因此,企业对于电子会计资料归档管理的时点问题,可暂按上述规定执行,归档前,电子会计资料的管理遵循本工作规范的规定。
“十三五”时期会计改革与发展的主要任务
(一)加强会计法制建设。
1.完善会计法律体系。修订《会计法》、《注册会计师法》及其配套法规、规章,提高会计法律法规的科学性、严肃性和可执行性,进一步规范会计审计行为,提高会计信息质量和审计执业质量。
2.广泛开展会计普法教育。采取多种形式广泛宣传会计法律法规和准则制度,广泛宣传加强法制、依法理财、维护国家财经纪律的重要意义,引导单位负责人和社会各界重视、支持会计审计工作,引导广大会计工作者学好用好会计法律知识、自觉树立诚信理念,努力构建学法、用法、守法长效机制。
3.加强会计监督检查。认真开展对《会计法》及会计准则制度执行情况的监督检查,按照定期随机抽查与不定期专项检查相结合的方式,创新监管手段,主动公开检查结果,严肃查处违法会计行为,切实做到有法必依、执法必严、违法必究。研究建立会计诚信档案和会计“黑名单”制度,将会计人员、注册会计师的诚信记录和单位会计信用信息纳入全国信用信息共享平台。理顺会计监管机制,整合会计监管资源,形成会计监管合力。
(二)加快推进政府及非营利组织会计改革。
1.建立政府会计准则制度体系。加快落实国务院批准发布的《权责发生制政府综合财务报告制度改革方案》,有序推进政府会计改革,在已发布的《政府会计准则——基本准则》基础上,加快制定政府会计具体准则及应用指南和政府会计制度,建立健全政府会计准则制度体系,为编制权责发生制政府财务报告和健全完善政府财务报告体系奠定基础。研究制定政府成本会计制度。抓好政府会计准则制度贯彻实施工作,完善信息化建设等相关配套措施,确保政府会计改革顺利进行。积极参与国际公共部门会计准则建设,不断提高我国在国际政府会计标准制定中的话语权。
2.完善民间非营利组织会计制度。适应民间非营利组织发展要求,密切跟踪基金会、社会团体、民办医疗、民办教育等非营利组织财务管理、会计核算等情况,研究修订民间非营利组织会计制度,进一步规范民间非营利组织会计管理,促进社会事业健康发展。
3.修订社会保险基金等基金(资金)类会计制度。积极配合社保、住房、土地等制度改革,适时修订社会保险基金、住房公积金、土地储备资金等基金(资金)类会计制度。
(三)健全企业会计准则体系。
1.完善企业会计准则体系。根据经济社会发展要求,适时修订、完善相关企业会计准则,及时发布企业会计准则解释。研究制订我国金融市场、资本市场对外开放的相关会计政策。规范企业会计准则体系体例,清理企业会计准则制度类规范性文件,进一步完善企业会计准则体系。
2.继续保持企业会计准则国际趋同。立足我国实际情况,适应国际财务报告准则发展,积极稳妥推进我国企业会计准则与国际财务报告准则持续全面趋同。积极参与国际财务报告准则基金会各层面事务和国际财务报告准则制定工作,不断提高我国在国际财务报告准则制定中的话语权和影响力。充分利用亚洲—大洋洲会计准则制定机构组、中日韩会计准则制定机构会议、国际会计准则理事会新兴经济体工作组等多边、双边交流机制,协调立场,争取支持,为我国企业会计准则建设和国际趋同创造有利的国际环境。深度参与国际综合报告委员会工作,提高我国对国际综合报告框架等规则制定的影响力,持续研究综合报告在我国的适用性和可行性。
3.加强企业会计准则体系实施。加强企业会计准则宣传、培训和对其实施情况的监督检查,密切跟踪、分析上市公司年度财务报告,及时了解企业会计准则执行中的新情况、新问题,完善企业会计问题应急处理机制。健全沟通协调机制,定期与监管部门、有关企业及会计师事务所等沟通交流企业会计准则实施情况。加强企业会计准则与税收政策、监管政策的协调。做好小企业会计准则体系实施的监督、指导。
4.完善企业会计准则外部咨询机制。发挥会计标准战略委员会在会计准则建设中研究咨询、决策支持的重要作用。发挥会计准则委员会在会计准则研究、起草、实施以及对外交流、组织联系咨询专家队伍等方面的作用,为企业会计准则建设提供重要支撑。健全企业会计准则咨询专家队伍,充实研究力量,改进咨询方式,提高咨询水平。
(四)推进管理会计广泛应用。
1.加强管理会计指引体系建设。坚持经验总结和理论创新,加强政策指导,2018年底前基本形成以管理会计基本指引为统领、以管理会计应用指引为具体指导、以管理会计案例示范为补充的管理会计指引体系。制定发布系列分行业产品成本核算制度,推动企业切实改进和加强成本管理。加强管理会计国际交流与合作,不断提高我国在国际管理会计界的地位和影响力。
2.推进管理会计广泛应用。认真抓好管理会计指引体系实施,采取政策宣讲、经验交流、成果推广、人员培训、理论研讨等多种形式和措施,深入推动管理会计广泛应用。同时,加强管理会计理论研究、教学教材改革,支持管理会计创新中心建设。
3.提升会计工作管理效能。以深入实施管理会计指引体系为抓手,积极推动企业和其他单位会计工作转型升级,进一步发挥会计工作在战略管理、预算管理、成本管理、营运管理、投融资管理、绩效管理、风险管理等方面的职能作用,促进企业提高管理水平和经济效益,促进行政事业单位提高理财水平和预算绩效,更好地为经济社会发展服务。
(五)完善内部控制规范体系。
1.完善内部控制规范体系。按照党的十八届四中全会关于“对财政资金分配使用、国有资产管理、政府投资、政府采购、公共资源转让、公共工程建设等权力集中的部门和岗位实行分事行权、分岗设权、分级授权,定期轮岗,强化内部流程控制,防止权力滥用”的要求,研究制定政府内部控制规范和非营利组织内部控制规范,修订《行政事业单位内部控制规范(试行)》,将行政事业单位内部控制对象从经济活动层面拓展到全部业务活动和内部权力运行。制订行政事业单位内部控制量化指标体系。完善《企业内部控制基本规范》及其配套指引,研究制定《小企业内部控制规范》。积极开展内部控制对外交流与合作,深入参与国际内部控制与风险管理标准制定工作。
2.加强内部控制规范实施。加强对中央企业执行内部控制规范的政策指导,推进地方国有大中型企业实施内部控制规范。密切跟踪上市公司执行内部控制规范情况,定期发布上市公司执行内部控制规范情况报告。会同监管部门制定中小板、创业板和新三板挂牌公司执行内部控制规范的政策措施。认真贯彻落实《财政部关于全面推进行政事业单位内部控制建设的指导意见》,加强对行政事业单位执行内部控制规范情况的监督检查,推动行政事业单位全面开展内部控制建设。
(六)加强会计信息化建设。
1.推进企业会计准则通用分类标准有效实施。不断更新企业会计准则通用分类标准,推动监管部门在监管领域制定和实施监管扩展分类标准,形成各部门协调配合的财务报告数据交换标准体系,适时推动建立以披露财务报告数据为主的社会化会计信息公共服务平台。研究制定企业账户层面和交易层面会计数据以及相关业务数据交换标准,降低会计信息生产成本和企业内外部交易成本,促进企业数据的深度利用。积极参与可扩展商业报告语言(XBRL)等国际标准制定工作,全面提升我国在会计信息化领域的国际影响力。
2.不断提高单位会计信息化水平。认真抓好《企业会计信息化工作规范》等制度的贯彻落实,在不断提高企业会计信息化水平的同时,积极探索推动行政事业单位会计信息化工作,推动基层单位会计信息系统与业务系统的有机融合,推动会计工作从传统核算型向现代管理型转变。引导企业以可扩展商业报告语言(XBRL)提升内部管理信息标准化,促进财务、业务数据的融合与互联。同时,密切关注大数据、“互联网+”发展对会计工作的影响,及时完善相关规范,研究探索会计信息资源共享机制、会计资料无纸化管理制度。
(七)大力发展会计服务市场。
1.促进注册会计师行业健康发展。不断拓展会计师事务所业务领域,研究建立公共部门注册会计师审计制度、政府购买注册会计师专业服务制度,支持会计师事务所拓展涉税服务、管理会计咨询、法务会计服务等新型业务。研究探索改进会计师事务所选聘方式和审计费用支付方式,着力增强独立性。推动大中型会计师事务所广泛采用特殊普通合伙组织形式,鼓励小型会计师事务所优先采用普通合伙组织形式,适当、适度限制有限责任会计师事务所从事关系公众利益的高风险业务。指导会计师事务所加强内部治理和总分所一体化管理,完善大中小会计师事务所合理布局,进一步推动大型会计师事务所做强做大,促进中小型会计师事务所健康、规范发展。
2.推进代理记账业务不断发展。加强对代理记账业务的政策扶持和业务指导,促进小企业、个体工商户以及其他小型经济组织选择依法设立的代理记账机构代理记账,支持小微企业等的健康发展。探索建立政府购买代理记账服务制度。注重发挥各代理记账行业协会在行业自律方面的服务作用。积极支持其他会计咨询、会计培训等服务业务的大力发展。
3.加强注册会计师行业和其他会计服务行业的行政监管。进一步完善注册会计师行业法规制度,落实行政审批制度改革和简政放权要求,简化会计师事务所设立审批和变更备案,健全会计师事务所退出机制。完善注册会计师考试、注册、职业责任保险等制度。改进中央企业审计轮换制度,探索大型企业集团“主审+参审”审计模式。适应金融改革和多层次资本市场发展要求,完善会计师事务所从事证券期货审计业务管理制度。加强政策协调,研究解决对会计师事务所多头检查、重复检查等问题,探索联合监管机制,形成监管合力,提高监管效能。加强对代理记账机构的事中事后监管,完善代理记账管理信息化平台,建立代理记账机构信息公示制度。探索会计服务业信用体系建设。
4.推进会计服务市场开放。坚持平等互利原则,抓好双边、多边会计服务市场开放谈判和跨境审计监管合作。鼓励会计中介服务机构开展跨境服务,规范会计师事务所跨境执业行为,发挥会计师事务所在中国企业、中国资本“走出去”过程中的积极作用。指导支持会计师事务所以成员所模式为主流构建国际网络、参与国际竞争,重点扶持大型会计师事务所创建民族品牌国际会计网络或在加盟的国际会计网络中日益发挥重要影响。
(八)实施会计人才战略。
1.深化会计职称制度改革。以会计人员能力框架为指导,改革会计专业技术资格评价制度,改进选才评价标准,完善考试科目设置,加强考务管理,提高考试内容的针对性、适应性,推动增设正高级会计专业技术资格,形成初级、中级、高级(含副高级和正高级)等层次清晰、相互衔接、体系完整的会计专业技术职务资格评价制度,充分发挥会计专业技术职务资格评价对会计人才选拔、培养的导向作用。进一步完善会计人员结构,到2020年具备初级资格会计人员达到500万人左右,具备中级资格会计人员达到200万人左右,具备高级资格会计人员达到18万人左右。
2.完善会计人员继续教育制度。完善会计人员继续教育制度,指导会计人员继续教育,不断提高会计人员专业胜任能力。加强继续教育教材、师资队伍建设,丰富继续教育方式、内容和手段,推广在线教育等现代化培训方式。加强对会计人员继续教育机构的管理,规范会计培训市场,坚决打击乱收费、假培训等违法行为。
3.深化会计领军人才培养。研究制定《全国会计领军人才培养工程发展规划》,健全全国会计领军人才培养工程及其特殊支持计划长效机制。创新选拔、培养机制,完善考核、使用制度,不断充实全国会计领军人才队伍,到2020年,完成全国会计领军(后备)人才达到2000名的培养目标。继续推进会计领军人才特殊支持计划。指导各地财政部门和中央有关主管单位开展的会计领军人才培养工作。
4.加快行业急需紧缺专门人才培养。加快推进管理会计人才培养,力争到2020年培养3万名精于理财、善于管理和决策的管理会计人才。继续加强总会计师制度建设,推动在大中型企业、行政事业单位配备总会计师(财务总监),深入推进大中型企事业单位总会计师素质提升工程。适应我国政府职能转变和全面深化财税体制改革的要求,加大政府会计领域人才的培养力度,造就与政府会计改革要求相适应的会计人才队伍。积极推进高端会计人员和注册会计师国际化人才培养。
5.指导会计专业学位研究生教育。加强与教育部门的协调,推动加速培养应用型高层次会计人才。研究完善会计硕士专业学位质量认证体系,加大案例研究和教学,创新会计专业学位研究生培养模式。积极推进设立会计博士专业学位,完善会计专业学位系列。积极推动会计专业学位研究生教育和会计专业技术资格考试“双向挂钩”。
6.加强会计人员职业道德建设。制定会计人员职业道德规范,加强会计职业道德建设。大力弘扬会计诚信理念,探索建立会计诚信档案制度,加强督促检查和行业自律,不断提高会计人员的职业修养和素质,进一步提高会计社会公信力。
7.加强会计从业资格管理。完善会计从业资格考试大纲,充实、更新无纸化考试题库,提高会计从业资格考试的公正性、科学性。加强会计人员信息化管理,建立统一的会计人员管理平台,促进会计人员基础数据的共享和利用。
8.加强会计管理队伍建设。健全会计管理队伍的选拔、培养和使用机制,要将作风正派、责任心强、业务素质高的干部充实到各级会计管理队伍中来。加强对全国各级会计管理工作者的培训工作,指导、督促会计管理工作者不断更新观念、创新思维,改进工作作风,加强理论业务修养,进一步提高服务社会、服务会计人员的能力和水平。
(九)繁荣会计理论研究。
1.加强对会计理论研究工作的指导。坚持理论创新和理论联系实际,指导会计理论工作者紧紧围绕经济社会发展和财政会计中心工作实际,深入开展会计学术研究和理论创新,加快建立具有中国特色、实现重大理论突破并彰显国际影响力的中国会计理论和方法体系。指导会计理论工作者深入改革实践一线,总结实践经验,形成理论指导,推动会计改革与发展。指导会计理论工作者进一步丰富会计理论研究方法,切实改进文风学风,不断净化学术环境。
2.发挥会计学术人才高端引领作用。继续抓好会计名家培养工程等学术带头人培养;进一步完善《会计研究》、《中国会计研究》(英文版,CJAS)、优秀论文评选等会计学术成果评价机制,推出一批重大研究成果和高端会计学术人才,更好地推动中国会计理论研究走向国际。
3.加强会计学术组织建设。加强对各级会计学会的业务指导,支持学会依法开展学术活动,规范学会内部管理,努力把学会建设成为服务会计改革与发展的重要智库。不断改进学会会员服务,进一步提高组织凝聚力、增强社会服务力。