会计档案的内容一般指会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料等四个部分。
1、会计凭证。会计凭证是记录经济业务，明确经济责任的书面证明。它包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证（收款凭证、付款凭证、转账凭证三种）、记账凭证汇总表、银行存款（借款）对账单、银行存款余额调节表等内容。
2、会计账簿。会计账簿是由一定格式、相互联结的账页组成，以会计凭证为依据，全面、连续、系统地记录各项经济业务的簿籍。它包括按会计科目设置的总分类账、各类明细分类账、现金日记账、银行存款日记账以及辅助登记备查簿等。
3、会计报表。会计报表是反映企业会计财务状况和经营成果的总结性书面文件，主要有主要财务指标快报，月、季度会计报表，年度会计报表，包括资产负债表、损益表、财务情况说明书等。
4、其他会计核算资料。其他会计核算资料属于经济业务范畴，与会计核算、会计监督紧密相关的，由会计部门负责办理的有关数据资料。如：经济合同、财务数据统计资料、财务清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。
实行会计电算化单位存贮在磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料均应视同会计档案一并管理。
会计档案是会计活动的产物，是记录和反映经济活动的重要史料和证据，其重要作用表现在以下方面：
1、会计档案室总结经验、揭露责任事故、打击经济领域犯罪、分析和判断事故原因的重要依据。
2、利用会计档案提供的过去经济活动的史料，有助于各单位进行经济前景的预测进行经营决策，编制财务，成本计划。
3、利用会计档案资料，可以为解决经济纠纷，处理遗留的经济事务提供依据。
此外，会计档案在经济学的研究活动中，发挥着重要史料价值的作用。
各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防损毁、散失和涉密。
备查账簿又可称为辅助账簿，它是对某些既不能在日记账、又不能在分类账中记录的经济事项，或者记录不全的经济业务进行补充登记的账簿。此类账簿主要为某些经济业务的经营决策提供必要的参考资料，例如经营性租人固定资产登记簿、受托加工材料登记簿等。备查账簿不一定在每个单位都设置，而应根据各单位的实际需要确定。备查账簿没有固定的格式，可由各经济单位根据管理的需要自行设计，也可以使用分类账的账页格式。
备查账簿亦称备查簿、备查登记簿或辅助账簿。是对序时账簿和分类账簿等主要未能记载或记载不全的经济业务进行补充登记等。设置和登记备查账簿，可以对某些经济业务的内容提供必要的参考资料。各企业、单位可以根据实际需要来设置这类账簿。备查账主要用于登记资产负债表表内（或分类账账内）需要说明原因的重要交易或事项，或资产负债表表外（或分类账账外）的重要交易或事项。它可以补充说明总分类账和明细分类账所不能详细反映的资料，具有备查备忘的基本作用。例如，分类账内没有反映的担保事项、分类账内虽已记录但性质重要的应收票据，都需要在备查账上进行登记说明。备查账对完善企业会计核算、加强企业内部控制与管理、强化对重要经济业务事项的监督、明确会计交接责任、准确填列财务会计报告附注内容等都具有重要意义。1、应收账款备查簿。该备查簿用于登记财务报表内（或账内）需要说明原因的重要应收款项或表外（或账外）的应收款项。例如，对于企业债务重组，如果未来应收金额大于应收债权账面金额的，则未来应收款项在债务重组时不作账务处理，但应在备查簿中进行登记。待实际收到债权时，如果实际收到的金额大于应收债权账面金额，则将其差额作为当期营业外收入处理。在企业以应收债权取得质押借款的情况下，因用于质押的应收债权的相关的风险和报酬并没有发生实质性变化，所以企业应设置备查簿，详细记录质押的应收债权的账面金额、质押期限及回款情况等。对金融机构应计利息在超过规定期限（如90天）尚未收回的，应冲回所计利息。同时，将应收利息转账外核算，并在备查簿上登记。企业的委托贷款按期计提的利息到付息期不能收回的，应当立即停止计提利息，并冲回原来已计提的利息，同时在备查簿上登记。 2、应收票据备查簿。该备查簿用于逐笔登记每一应收票据的种类、号数、出票日期、票面金额、票面利率、交易合同号，付款人、承兑人、背书人的姓名或单位名称，到期日、背书转让日、贴现日期、贴现率、贴现净额、未计提的利息，以及收款日期和收回金额、退票情况等资料。应收票据到期结清票款或退票后，应当在备查簿内逐笔注销。对于到期不能收回的带息应收票据，转入“应收账款”科目核算后，期末不再计提利息，其所包含的利息在有关备查簿中进行登记，待实际收到时，再冲减收到当期的财务费用。 3、分期收款发出商品备查簿。该备查簿用于详细记录分期收款发出商品的数量、成本、售价、代垫运杂费、已收取的货款和尚未收取的货款等有关情况。 4、受托加工来料备查簿。该备查簿用于登记企业对外进行来料加工装配业务而收到的原材料、零件等收发结存数额。收到的物资由于所有权不属于本企业，不应包括在“原材料”科目的核算范围内。 5、代管商品备查簿。对已经办完销售手续、但购买单位在月末尚未提取的库存商品，单独在该备查簿中逐笔登记，不再在“库存商品”科目核算。企业以集资合作方式修建的职工住房建成后，按代管资产处理，并设置备查簿予以登记。 6、在用低值易耗品备查簿。对于在用低值易耗品以及使用部门退回仓库的低值易耗品，应当加强实物管理，在该备查簿上进行登记。 8、临时租入固定资产备查簿。该备查簿用于登记临时租入的固定资产的有关情况。 9、实收资本（股本）备查簿。该备查簿用于登记企业资本（股本）的变化情况。对于投资者按规定转让其出资的，企业应当于有关的转让手续办理完毕时，将出让方所转让的出资额，在资本（股本）账户的有关明细账户及各备查簿中转给受让方。企业因减资而注销股份、发还股款，以及因减资而更新股票等的变动情况，在股本账户的明细账以及有关备查簿中详细记录。 10,发票备查簿。该备查簿详细登记增值税专用发票、普通发票领购、缴销、结存等情况。 11、账销案存资产备查簿。为了做好企业资产评估、财产清查中核销资产的变现、保管、销毁等工作，对处置的实物资产，应建立实物台账和处置档案。对核销的应收账款，应实行债销账留，继续保持追索权，建立备查簿单独反映和监督其回收情况。 18、其他需要设置的备查簿。如企业对外担保事项，以及应由以后年度弥补的所得税计税亏损情况，也应设置备查簿进行登记。 当然，企业备查账簿还不止这些。企业应根据国家统一会计制度的要求，结合管理需要和满足填报会计报表附注的需要，规范备查账簿的设置和登记工作。设置内容应科学、完整，设置格式应简捷、明了，可采用订本式或合页等形式。在登记管理上，应建立相应的责任制度，明确何时登记、谁登记、谁保管、谁配合、谁检查，做到责任分明，并将备查账簿纳入企业重要的会计档案进行管理，有条件的企业可以开发必要的备查登记软件。
（1）会计档案的整理立卷。会计年度终了后，对会计资料进行整理立卷。会计档案的整理一般采用“三统一”的办法，即：分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一，并分门别类按各卷顺序编号。①分类标准统一。一般将财务会计资料分成一类账簿，二类凭证，三类报表，四类文字资料及其他。②档案形成统一。案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一。③管理要求统一。建立财务会计资料档案簿、会计资料档案目录；会计凭证装订成册，报表和文字资料分类立卷，其他零星资料按年度排序汇编装订成册。（2）会计档案的装订。会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表及其他文字资料的装订。①会计凭证的装订。一般每月装订一次，装订好的凭证按年分月妥善保管归档。A．会计凭证装订前的准备工作：a．分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全；b．按凭证汇总日期归集（如按上、中、下旬汇总归集）确定装订成册的本数；c．摘除凭证内的金属物（如订书针、大头针、回形针），对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整；d．整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。再检查附件有否漏缺，领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全；e．记账凭证上有关人员（如财务主管、复核、记账、制单等）的印章是否齐全。B．会计凭证装订时的要求：a．用“三针引线法”装订，装订凭证应使用棉线，在左上角部位打上三个针眼，实行三眼一线打结，结扣应是活的，并放在凭证封皮的里面，装订时尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅；b．凭证外面要加封面，封面纸用尚好的牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证；c．装订凭证厚度一般1．5厘米，方可保证装订牢固，美观大方。会计凭证装订后的注意事项。a．每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章；b．在封面上编好卷号，按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。②会计账簿的装订。各种会计账簿年度结账后，除跨年使用的账簿外，其他账簿应按时整理立卷。基本要求是：A．账簿装订前，首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续；然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序装订。B．活页账簿装订要求：a．保留已使用过的账页，将账页数填写齐全，去除空白页和撤掉账夹，用质好的牛皮纸做封面、封底，装订成册。b．多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混装，应按同类业务、同类账页装订在一起。c．在本账的封面上填写好账目的种类，编好卷号，会计主管人员和装订人（经办人）签章。C．账簿装订后的其他要求：a．会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角，错页、掉页、加空白纸的现象。b．会计账簿的封口要严密，封口处要加盖有关印章。c．封面应齐全、平整，并注明所属年度及账簿名称、编号，编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存（借）款日记账、分户明细账。d．会计账簿按保管期限分别编制卷号，如现金日记账全年按顺序编制卷号；总账、各类明细账、辅助账全年按顺序编制卷号。③会计报表的装订。会计报表编制完成及时报送后，留存的报表按月装订成册谨防丢失。小企业可按季装订成册。第一，会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报表页数，上边和左边对齐压平，防止折角，如有损坏部位修补后，完整无缺地装订；第二，会计报表装订顺序为：会计报表封面、会计报表编制说明、各种会计报表按会计报表的编号顺序排列、会计报表的封底；第三，按保管期限编制卷号。（3）会计档案的保管。《会计档案管理办法》规定：“当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位财务会计部门保管一年，期满之后原则上应由财务会计部门编制清册移交本单位的档案部门保管。”根据上述规定，会计档案的保管要求主要有：①会计档案的移交手续。财务会计部门在将会计档案移交本单位档案部门时，应按下列程序进行：A．开列清册，填写交接清单；B．在账簿使用日期栏填写移交日期；C．交接人员按移交清册和交接清单项目核查无误后签章。②会计档案的保管要求。A．会计档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有适应的防火器材；B．采用透明塑料膜作防尘罩、防尘布，遮盖所有档案架和堵塞鼠洞；C．会计档案室内应经常用消毒药剂喷洒，经常保持清洁卫生，以防虫蛀；D．会计档案室保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅地方，以利查阅，并防止潮湿；E．设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅登记簿，严防毁坏损失、散失和泄密；F．会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。③会计档案的借阅。A．会计档案为本单位提供利用，原则上不得借出，有特殊需要须经上级主管单位或单位领导、会计主管人员批准。B．外部借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经会计主管人员或单位领导人批准后，方可办理借阅手续；单位内部人员借阅会计档案时，应经会计主管人员或单位领导人批准后，办理借阅手续。借阅人应认真填写档案借阅登记簿，将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。C．借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记，拆散原卷册，也不得涂改抽换、携带外出或复制原件（如有特殊情况，须经领导批准后方能携带外出或复制原件）。D．借出的会计档案，会计档案管理人员要按期如数收回，并办理注销借阅手续。④会计档案的保管期限。各种会计档案的保管期限，按其特点可分为永久性和定期性两类。凡是在立档单位会计核算中形成的，记述和反映会计核算的，对工作总结、查考和研究经济活动具有长远利用价值的会计档案，应永久保存。定期保管期限分别为3年、5年、10年、15年、25年5种。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起，如：1996年度终了日为12月5日，保管期限按1997年元月1日开始计算。为了全面反映会计档案情况，上档部门应设置“会计档案备查表”及时记载会计档案的保存数、借阅数和归档数，做到心中有效、不出差错。
